Образец ответов в книге жалоб

0
1143

Причем просьбу можно аргументировать тем, что: – без данных о покупателе – непонятно, куда направить ответ и как уточнить определенные нюансы; – без четкого описания ситуации – сложно в ней разобраться; – без проставления даты – можно пропустить срок ответа. Уполномоченное лицо (руководитель, ИП) проставляет порядковый номер замечания и (или) предложения, которые нумеруются порядковыми номерами с начала календарного года <6. Пробуем решить вопрос на месте Вопрос, побудивший внести замечание и (или) предложение, можно попробовать решить на месте (например, вернув деньги за некачественный товар). При успешном окончании конфликта следует попросить покупателя оставить в той же книге запись, что ситуация разрешена (покупатель должен заверить запись своей подписью). В этом случае письменно отвечать покупателю не потребуется <7.

Как правильно написать письменный ответ на жалобы покупателей

Если вы, как собственник бизнеса, считаете, что переписка в интернете с потребителем носит для вас информационный характер, значит, подобного рода обращения абонентов нельзя считать официальным электронным обращением, которое, как и письменное, должно быть зарегистрировано с исчислением сроков для предоставления ответа. Только вы принимаете решение, отвечать на них или нет, каким образом и какими словами, реагировать ли на благодарности и извиняться ли за некорректную работу.
Если вы все же решили завести себе официальную электронную почту и считать письма любого содержания, попадающие туда, электронными, то напомню, что к таким письмам применимы те же нормы работы, что и для письменных обращений с той лишь разницей, что ответы направляются в электронном виде.

Ответ на претензию: два сценария

Письменные ответы могут не направляться заявителям, если для решения изложенных в обращениях вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей. К примеру, гражданин не доволен качеством ремонта обуви, о чем он написал жалобу в книгу замечаний и предложений.

Важноimportant
Однако, если мастер на месте сразу же исправил недостаток в работе, и гражданина это устроило, а жалоба-то уже написана, то вышеуказанный гражданин может собственноручно сделать пометку в книге о том, что больше замечаний к работе у него нет. В этом случае письменный ответ на запись не предоставляется.

Также можно предложить гражданину написать отдельное заявление о том, что у него более нет претензий к работе.

Ответ на жалобу гражданина или клиента

Вниманиеattention
Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты.

Кому-то достаточно принести извинения, для кого-то важно исправить ситуацию, а кто-то ждет компенсации. В чем же различие в написании ответа на претензию? То, что мы будем писать в ответе, напрямую зависит от самой претензии.
Какими могут быть претензии? Претензии могут быть: обоснованными, необоснованными, справедливыми и несправедливыми, а могут быть неконструктивными, то есть агрессивными. Соответственно, и отвечать на них нужно по-разному. В этой статье мы предлагаем два алгоритма ответа на претензии.
Ответ на обоснованную претензию Обоснованная претензия указывает на действительно допущенные Вами ошибки.

Отвечаем на жалобу покупателя в книге замечаний и предложений

Следует обратить внимание, что отсутствие в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина не является основанием для отказа в рассмотрении замечания или предложения. Замечание должно быть рассмотрено в установленном порядке, а информация о результатах рассмотрения должна быть внесена в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения».
Вместе с тем в случае отказа в удовлетворении замечания и при отсутствии в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина письменный ответ ему направляться не будет, о чем в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» должна быть сделана соответствующая запись.

Образец письма-ответа на жалобу

Обратите внимание!Запись в книге принимается к сведению, а ответ покупателю не направляется, если <14:– в записи отсутствуют какие-либо рекомендации, требования, ходатайства, сообщения о нарушении актов законодательства, недостатках в работе субъекта торговли;– имеется только благодарность Соблюдаем сроки ответа По общему правилу замечание и (или) предложение следует рассмотреть и ответить на него не позднее 15 календарных дней, а если ситуация требует дополнительного изучения и проверки – не позднее одного месяца со дня, следующего за днем регистрации замечания и (или) предложения в книге <15. Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца данного срока.
Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, – срок рассмотрения обращений истекает в последний день этого месяца.

Как правильно писать жалобу: примеры и рекомендации

В таком случае покупателю не позднее одного месяца со дня, следующего за днем внесения записи в книгу, направляется письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения <17. Рассматриваем замечание (предложение) и подготавливаем ответ Заявление и (или) предложение нужно рассмотреть по существу, т.е. изучить и решить все изложенные вопросы, принять надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав, свобод и (или) законных интересов покупателя и направить письменный ответ <18. На заметку!В процессе руководитель может поручить конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение, о чем делается отметка в соответствующем реквизите книги <19 Ответ нужно давать на том же языке, на котором было написано замечание и (или) предложение.

Как отвечать на жалобы потребителей правильно. 8 лайфхаков эксперта

Вместе с тем по принципу аналогии работы с письменными обращениями граждан, которая регулируется Законом РБ от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан» (в редакции Закона РБ от 01.11.2004 № 340-З, далее — Закон) и Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544, гражданину может быть направлен письменный ответ. Номер и дата такого ответа также должны быть указаны в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».

В Положении не определен порядок исполнения замечаний и предложений, если гражданин не удовлетворен решением, принятым организацией (индивидуальным предпринимателем), и вносит аналогичную запись в книгу повторно. В данном случае целесообразно применить принцип аналогии права.

Энциклопедия маркетинга

  • Письменное обращение может быть оформлено гражданином и в Книгу замечаний и предложений.
  • Электронное обращение — это обращение заявителя, поступившее на адрес электронной почты организации либо размещенное в специальной рубрике на официальном сайте организации в Интернете.
  • Устным обращением считается обращение заявителя, изложенное в ходе личного приема. Необходимо отметить, что устным не будет считаться обращение гражданина, например, в контакт-центр организации или высказанное устно замечание продавцу за прилавком.

    В этом случае обратившемуся не стоит ждать обязательной реакции на сказанные слова в письменном виде.

  • 2. Требования к обращениям граждан Обращения излагаются на белорусском или русском языке.

    Письменный ответ на письменное обращение гражданина должен быть оформлен на том языке, на котором гражданин письменно к вам обращается.

Помощь: оформление результатов рассмотрения замечаний и предложений

Инфоinfo
Тогда ответ необходимо предоставить только в вышестоящую инстанцию, уведомив их, что переписка с гражданином прекращена, и приложить копии ответов.6. Сроки Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, — не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

Стоит отметить, что в сравнении с ранее действующим Законом об обращениях граждан и юридических лиц, в настоящей версии отправлять письменное уведомление гражданину о том, что срок рассмотрения обращения продлен с 15 до 30 дней, не нужно. Данное уведомление необходимо отправлять лишь в случае превышения срока в 30 дней, если для решения вопросов из обращения вам необходимо дополнительное время (но не более месяца) на выполнение работ или оказание услуг. 7.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here