Делопроизводство в положении предприятия

0
24

Делопроизводство в положении предприятия

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

  1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
  2. организация работы с документами в учреждении;
  3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

Положение о делопроизводстве

Важноimportant
Для исходящих документов необходимо разработать:

  • назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
  • эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
  • регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов. Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным.


Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

  • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
  • анализ документов, подготовленных структурными подразделениями; подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями; организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

  • Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. В РФ, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.
Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Делопроизводство в положении предприятия

Ее функции следующие:

  • подготовка обращений к рассмотрению руководством;
  • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
  • извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
  • организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
  • Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
  • Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации.
Инфоinfo
Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

  • финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
  • информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

  1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
  2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
  3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
  4. Положение о структурном подразделении организации.
    Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к.

Z≥o3ьМ©╧Щ уз├╓╒Bш╓\I■ОIд■≥╡║▓еюСt─░╧}BXzi┐╟дmшj·╡hsлэЁЖ╥IМg╤5wп*ы┌H╬ё(5jy║5iвf2─t·RMчOF_╓▓b√1ГE {@┼MЁ0Lкh-▌╖`⌡’Л▒BPЩ8╛d÷aU╠Qn╒┌c2&D╧XR╘з’ @6╟_тnez░·Pны╧╧°qKДчV0!Ув╧ИйXX⌠█Зы82ЁКJ▐╙║╨ьП╓╤П1иa$K оV└²X╨I⌡─яLП╚╣XчЭ /аDmЩD╟_У≤@б7Ka∙woХ.ыpГ}»┘%п’нсIкМ┴sиg`┴╪YП Z%=U╖Л▐&(S╘╨#РWв#╨X 3|Pэ²╞КбЖ~3▒ю┴a7 zAт(o ▄▓ЫУrАqБgгUЪ/qу6jxKВ+▓cUD═uЕ╟YчE⌠Ш4╗шp≤в╠)╙@Й7▄ВV─NШ}~:)ьcВ┌чX╠шх╓д╜8Cm╕ ж V}}ф’Сю╧╤н6^═╖АGкЛс²g6P╢oУбАО═∙y▀РЫмXY%╙ZяmLи╚╦V:ц╞=я┼п║L иf╚ВHIпLi╟╩бyZ╘F╔;аём#^≤aOв┼│┼■_Цo\y┬│╖M─⌠jВ0sЁчщятД╧PДwЦФХX└ф╓k,~┌R╪1Ih·K╛тмуCя┼O²U’АзоСu)√⌡`╛fRШnн·═вTp≥#╚~╙щO· ╜ J╓Б╧|.Iрv*КОJ∙╫└(╛o┌Aar∙э╓cД^киЬЯ{eт╙┤─}нЩ*+FХw▄эмз²$h╬яUy!ЛЕnq’L╫чфQp|▄F√ъэ╩WG╜ъ┤М?`Б·н#▐V`[email protected]■@гQ jNwe\{╧рvВ░Ш·ц#щ_│уИ^U3┴Г ╟вa°kБПшUFna╢A#~ЩhЪMjйлiзПДZ░╚)пЭт&·┌[F©X╟╛≤Шq5L-≥ШО═ы,@Ь╧Ж┼╬─©╦%█я/W■1H═Ч╩еs┴3в·Рфz─fЯN▓CпY9X═w╠иmл╢$0ХТ╟AэM╬Г▀\║^}Ж╧cи∙6р└»т=*V`MыЦ,█cqщh9юь╟iIъC÷mюЛы╨»YKFЩЩ╖ъJЫg\╙ ав,э┼$HyЁ╦└1┌ю8Пp■iC┴%w┌`╬NRkЮс°R~Jк}щ▓╡йЁ▐╣╠:╓╢Ск╜/Т.
Например, служба делопроизводства может быть наделена правами:

  • проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
  • требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
  • запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

Вниманиеattention
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы). Если служба делопроизводства имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства. Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». В раздел включают описание всех видов работы, которые выполняются службой делопроизводства.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here